生活を豊かにする生活情報WEBマガジン

ライフケアマガジン

就活生・新卒生必見!電話の折り返しの対応ノウハウ

      2015/03/07

就活生・新卒生必見!電話の折り返しの対応ノウハウ

社会への第一歩を踏み出したばかりの就活生・新卒生にとってみれば「電話対応」というのは緊張するものですね。

でも、基本的なマナーと準備をしておくだけできちんと対応出来る様になるので大丈夫!

これからの人生にも役立つ電話折り返しのノウハウをしっかりと学びましょう。

スポンサーリンク


  こんな記事もよく読まれています

4cf0d65f8e301871b043ec3404f4c4b6_s
離婚調停は弁護士に依頼した方が有利?それとも不利?

離婚調停になった時、弁護士に依頼するという選択肢もあるけど、...

6353d379b076cd7dd9da37cb390c05e3_s
腹痛、下痢、吐き気・・・これはウイルスのせい?

腹痛、下痢、吐き気に襲われたら、疑われるのはウイルスによる風...

32e4d5e5e351c25a567b278688f5ffed_s
副業で確定申告が必要になるのは20万以上?主婦も要注意?

会社員として働いているけど、休みの日に副業している人・・・ ...

95c7104362399ad6aa6a26e3dba94955_s
飛行機に乗る時の手荷物検査・・・その時携帯は?

飛行機に乗る時、手荷物カウンターで預ける荷物と機内持込する物...

07bfb06d377c575bc8b12bfd77a13794_s
皮膚がピリピリチクチク・・・そう感じたら帯状疱疹かも?

皮膚がピリピリチクチク痛む・・・これはいったい何?

d1ca2c6218267093c36d5586f275ce84_s
日本の景気は今後どうなっていく?オリンピックの影響は?

円安などの影響で日本の景気は良くなってると言うけど、

61b27463142fcf60312916d22bfce4b9_s
同窓会の案内の返信・・・欠席で出すならメッセージは必要?

高校や中学校の同窓会。

案内状...

7e78f8f835fd2582aa27b4b724b431b1_s
統合失調症患者の入院・・・強制入院までの流れとは?

統合失調症患者に病院へ行くように説得してもどうしても承諾しな...

6486ce5706ebaec54e0bccce8a495707_s
電気ストーブやヒーター・・・一番暖かいのはどれ?

冬に向けて必要になってくる電気ストーブやヒーター。

15bf2989b76b3de85302368dadef275e_s
大学生の恋愛って顔重視?性格はどうでもいいの?

大学生になったら恋人もできてバラ色の生活が待ってる・・・ ...

2fcc10d6c265f5a9f8461396f3bddfff_s
大学受験なのに子供が勉強しない・・・親としてどう接する?

大学受験を控えている子供。

そ...

5f32df08af3a854d732cd09590040146_s
大学の留年と単位の関係は?卒業できなくて留年も?

大学生にとって留年は大きな問題。

46625ea131c2754e5526358dcb639bd9_s
精神科に入院する場合の持ち物は制限アリ?必要な物は?

精神科に入院することになったら、病棟によっては持ち物の制限が...

6df634a08e399beb71bc1716d5aa18e8_s
脂肪腫の手術の内容は?手術後の痛みはある?

脂肪腫を切除するための手術。

...

0af5610679419d9afe3e2fac42e2caaf_s
新入社員で仕事が覚えられない・・・これからできることは?

入社してしばらく経ってくると、いろんな壁にぶち当たるもの。 ...

6d6125d7b4b243a4c2913e11965c6b44_s
仕事のストレスでニキビ?大人ニキビのメカニズムとは?

思春期じゃないのにニキビ・・・

206725ea39f32c0b4423d1fea5235226_s
鎖骨の筋肉が痛い・・・骨の異常?その原因とは?

鎖骨の筋肉が痛い・・・単なる筋肉痛?それとも骨に問題あり? ...

dabe1d0fbcaeb16878fb6083d807d561_s
高校を留年する可能性は成績不振でもありえる?赤点要注意?

病気で入院して出席日数が足りなくて高校を留年・・・

aef9de1dcc3018cf9eb5f371b61368b1_s
公務員から民間企業への転職は不利?その逆パターンも?

公務員から民間企業、又は民間企業から公務員への転職・・・ ...

f5f8ee52eebb71dbee2d1d1885920419_s
確定拠出年金の運用でおすすめの商品とは?選ぶ基準は?

安定した利益が見込めると言われる確定拠出年金個人型(401k...

スポンサーリンク


電話対応は”第一印象”になりうる!

電話はコミュニケーションに欠かせない基礎的なツールです。特にビジネスでの電話は、あなたの電話の受け方ひとつで会社の印象が左右されます。顔の見えないやりとりだからこそ、電話の受け方は非常に重要です。

引用元-−-電話4大原則

お客様の8割は電話応対の良しあしで商品の購入を決めると言われています。旅行が趣味の知人は、インターネットなどで宿屋や食事どころを色々調べて候補を決めますが、最終的には片っ端から電話して、電話の初期応対の感じの良いところに決めるそうです。

引用元-−-電話対応、第一声が第一印象を左右  :日本経済新聞

電話対応の事前準備とは?

準備する基本アイテムは筆記用具。ペンとノートです。
コールセンターでは毎日何本もの電話応対をしなければならないので、小さなメモ帳では足りません。
ノートを用意して、控えた情報をあとから確認しやすいように記録していきましょう。
センターによっては、入社時にノートを支給してくれる会社もありますので、ぜひ活用しましょう。
また、これは研修時にも指導があるかと思いますが、ノートにメモをとるときは、個人情報に注意すること。
お客様の個人情報を控えたノートは、絶対に社外に持ちだしてはいけません。
パソコンを使用しながら電話応対をすることが可能な環境であれば、
個人情報は一時的にパソコンのメモ帳ソフトで記録して、外部に漏れてしまう心配がないように対処できるとよいですね。
次に準備しておきたいのが、冒頭の挨拶メモ。これは新人のときは特に必要で、
会社によってはパソコンの一番目立つところに貼ってあったりします。
例えば、「お電話ありがとうございます。担当の○○でございます」といった挨拶文です。
緊張していると、電話の着信音が鳴ったときに、挨拶文が頭から飛んでしまうことがあります。
そんなときのために、すぐに目に付くところに最初の挨拶文を貼っておけば、すぐに挨拶できますよね。
最初の挨拶だけではなく、ロープレでちょっと苦手だった受け答えをすぐ目につくところに貼っておくと、
いざというときに役に立ちます。
あとは、受信前に軽く深呼吸をして、心を落ち着かせること。はじめはすごく緊張するかと思いますが、
あっという間に慣れてしまいますので、それまでは気持ちを落ち着けて電話をとるように意識してみましょう。
ちょっとした癒しアイテム(かわいい文房具など)があると、心が安らぎ、落ち着いて対応できるかもしれません

引用元-−-事前準備 | 電話応対の基本

就活中の不在着信!折り返しはしたほうがいい?

不在着信の際、留守番電話にメッセージが入っている場合と入っていない場合があります。「都合のよい時間に折り返しご連絡をお願いします」とあればもちろんですが、「また、こちらからかけ直します」という場合も折り返しをして問題はりません。メッセージが入っていない場合は、メールが入っていることも考えられますので、メールも確認するようにしましょう。メッセージもなくメールもない場合は、折り返しをしなくても基本的には問題ありません。しかし、「あの電話は何だったのろう」という思いを持ったままだと就活全体に影響します。気になるようであれば折り返し連絡をしましょう。折り返し電話をする際も、時間帯には注意しましょう

引用元-−-マナー(電話):不在着信への折り返し電話 | ウェブリオ株式会社 公式企業サイト

電話の受け答えの例を紹介します。参考にしてみてください。

会社からと思われる電話。特に面接に進んでいる企業があって
「心当たりがある」場合などには
いつもよりも余計に気になってしまうと思います。

基本的には、着信のみがあって発信先も分からない場合は
「本当に必要な電話は、またかかってくる」と思って大丈夫です。

もし、ある程度心当たりがある場合や
どうしても気になる場合は、折り返しも可能です。

引用元-−-不在着信折り返しマナー – 人事採用のプロが女子の就活をサポート「就活モード」

折り返し電話をする時どうすればいい?

C789_keitaiminagaramemo500-thumb-750x500-2456

①電話口で:あいさつ、名乗り、連絡する担当者名(または採用担当)

例)「こんにちは。○○大学の○○と申します。
○○部(または採用担当)の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」

★用件を聞かれた場合は、「○○様からお電話を頂き、
折り返しご連絡いたしました。」と伝えます。

②担当者に:あいさつ、名乗り、不在について一言詫び、折り返した旨伝える

「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学の○○です。
[先ほど/○日○時頃] お電話をいただいたのですが、
不在にしており申し訳ございませんでした。折り返しお電話させていただきました。」

引用元-−-http://www.syukatsu-mode.jp/

・初心者の方は、鏡を前に置いて、自分の笑顔を確認しながら電話すると高いトーンの声が出せます。顔と声は直結していることを忘れないでください。
・折り返す時間帯は14時〜18時がベスト。
・「もしもし」は使わない。
・名前の前に学校名を名乗りましょう。
・名前はフルネームで名乗りましょう。
・採用担当者にかわった後も、再度学校名と名前は名乗ること。
・電話を切る際は、「失礼いたします。」で締める。電話を切る際は、折り返した方から先に切る。ただ、すぐに切ると印象が悪いので、会話が終わってから2秒弱待ってから切ること。

引用元-−-折り返し電話の方法 | 就活の手引き

担当者が不在または電話中の時はどうするの?

担当者が不在の場合、連絡についてどうするかを相手に確認する

相手の希望する担当者が不在だった場合、担当者不在の旨を伝えるとともに、連絡についてどうするか、相手の意向をしっかりと確認するようにしましょう。

どんな場合でもこちらから折り返すのが丁寧なように思えますが、相手にも都合や事情があります。まずは折り返しの必要の有無を最初に確認した上で、折り返し要であれば相手の連絡先、相手の都合のよい連絡時間帯などを確認するようにしましょう。

引用元-−-知らないと恥ずかしい社会人の電話対応では必須のビジネスマナー15選【総復習】 | 株式会社LIG

担当者の不在を伝える敬語の話し方
「あいにく田中は席をはずしております。14時に帰社予定となっておりますが、いかがいたしましょうか?」
とか、
「申し訳ございません。本日伊藤はお休みをいただいております。明日は出社予定になっております」

不在を告げた後は、相手の意向を伺います。具体的な選択肢を提示するのも親切なやり方です。

引用元-−-取次ぎ相手が不在だった電話の敬語の話し方:ビジネス会話のきいろわビズ

twitterの反応


https://twitter.com/aiko8214/status/557544504903729152

 - 仕事

ページ
上部へ