生活を豊かにする生活情報WEBマガジン

ライフケアマガジン

電話対応のメモの取り方のコツとは?これで失敗は減る?

      2015/07/23

電話対応のメモの取り方のコツとは?これで失敗は減る?

電話対応って相手の話を聞くだけでも精一杯なのに、メモを取るとなるとさらに焦ってしまうことってありませんか?

どうやったら上手にメモを取ることができるの?コツとは?

電話対応の時のメモの取り方のコツについてまとめてみました。

スポンサーリンク


  こんな記事もよく読まれています

4cf0d65f8e301871b043ec3404f4c4b6_s
離婚調停は弁護士に依頼した方が有利?それとも不利?

離婚調停になった時、弁護士に依頼するという選択肢もあるけど、...

6353d379b076cd7dd9da37cb390c05e3_s
腹痛、下痢、吐き気・・・これはウイルスのせい?

腹痛、下痢、吐き気に襲われたら、疑われるのはウイルスによる風...

32e4d5e5e351c25a567b278688f5ffed_s
副業で確定申告が必要になるのは20万以上?主婦も要注意?

会社員として働いているけど、休みの日に副業している人・・・ ...

95c7104362399ad6aa6a26e3dba94955_s
飛行機に乗る時の手荷物検査・・・その時携帯は?

飛行機に乗る時、手荷物カウンターで預ける荷物と機内持込する物...

07bfb06d377c575bc8b12bfd77a13794_s
皮膚がピリピリチクチク・・・そう感じたら帯状疱疹かも?

皮膚がピリピリチクチク痛む・・・これはいったい何?

d1ca2c6218267093c36d5586f275ce84_s
日本の景気は今後どうなっていく?オリンピックの影響は?

円安などの影響で日本の景気は良くなってると言うけど、

61b27463142fcf60312916d22bfce4b9_s
同窓会の案内の返信・・・欠席で出すならメッセージは必要?

高校や中学校の同窓会。

案内状...

7e78f8f835fd2582aa27b4b724b431b1_s
統合失調症患者の入院・・・強制入院までの流れとは?

統合失調症患者に病院へ行くように説得してもどうしても承諾しな...

6486ce5706ebaec54e0bccce8a495707_s
電気ストーブやヒーター・・・一番暖かいのはどれ?

冬に向けて必要になってくる電気ストーブやヒーター。

15bf2989b76b3de85302368dadef275e_s
大学生の恋愛って顔重視?性格はどうでもいいの?

大学生になったら恋人もできてバラ色の生活が待ってる・・・ ...

2fcc10d6c265f5a9f8461396f3bddfff_s
大学受験なのに子供が勉強しない・・・親としてどう接する?

大学受験を控えている子供。

そ...

5f32df08af3a854d732cd09590040146_s
大学の留年と単位の関係は?卒業できなくて留年も?

大学生にとって留年は大きな問題。

46625ea131c2754e5526358dcb639bd9_s
精神科に入院する場合の持ち物は制限アリ?必要な物は?

精神科に入院することになったら、病棟によっては持ち物の制限が...

6df634a08e399beb71bc1716d5aa18e8_s
脂肪腫の手術の内容は?手術後の痛みはある?

脂肪腫を切除するための手術。

...

0af5610679419d9afe3e2fac42e2caaf_s
新入社員で仕事が覚えられない・・・これからできることは?

入社してしばらく経ってくると、いろんな壁にぶち当たるもの。 ...

6d6125d7b4b243a4c2913e11965c6b44_s
仕事のストレスでニキビ?大人ニキビのメカニズムとは?

思春期じゃないのにニキビ・・・

206725ea39f32c0b4423d1fea5235226_s
鎖骨の筋肉が痛い・・・骨の異常?その原因とは?

鎖骨の筋肉が痛い・・・単なる筋肉痛?それとも骨に問題あり? ...

dabe1d0fbcaeb16878fb6083d807d561_s
高校を留年する可能性は成績不振でもありえる?赤点要注意?

病気で入院して出席日数が足りなくて高校を留年・・・

aef9de1dcc3018cf9eb5f371b61368b1_s
公務員から民間企業への転職は不利?その逆パターンも?

公務員から民間企業、又は民間企業から公務員への転職・・・ ...

f5f8ee52eebb71dbee2d1d1885920419_s
確定拠出年金の運用でおすすめの商品とは?選ぶ基準は?

安定した利益が見込めると言われる確定拠出年金個人型(401k...

スポンサーリンク


Q 電話対応時のメモの取り方のコツを教えて!

4月から新入社員として働いているのですが、今研修で電話対応の練習をしていて相手の社名、名前、用件を理解しながらメモをとることができません。

話を理解しようとすればメモがとれず、電話が終わった後に忘れてしまい、メモを取ろうとすればメモに集中してしまい話の内容を忘れたり理解できず、電話の受け答えができなくなってしまいます。

とにかく二つ同時に行うことができないのです。しまいにはパニックになってしまい真っ白になってしまいます

どうすれば電話対応ができるようになりますでしょうか?

皆様がやっている効率の良いメモの取り方や、電話対応への取り組み方などあれば何でもいいので教えてください

引用元-電話対応 メモの取り方のコツ4月から新入社員として働い… – Yahoo!知恵袋

A 相手の言うことを復唱してメモを取ろう!

私も昔、バイトで初めて電話対応する時にうまくいかなかった事が多々あります。

やっぱり怖がらずにたくさん電話を取って慣れることが必要ではないでしょうか??

相手の言ってる事を復唱しながら聞き、重要だと思うことをピンポイントでメモしていけばいいと思います。

ピンポイントと言ってもこれも慣れもあるので、聞いた単語を適当に(殴り書きでもいいので)順序よく書き連ねて、切った後にまとめるようにしましょう。

電話は慣れると楽しいしです。

引用元-電話対応 メモの取り方のコツ4月から新入社員として働い… – Yahoo!知恵袋

あいてが言ったことを繰り返しで自分もしゃべる!

こうすると会話のスピードも落ち着くし自分でしゃべった内容って意外と忘れないのでメモも取る余裕が生まれると思います。

いついつどこどこでなになになんですが〜〜〜

ハイ、いついつどこどこでななになにですね〜〜〜

みたいな

引用元-電話対応 メモの取り方のコツ4月から新入社員として働い… – Yahoo!知恵袋

電話対応の時に最低限メモをとる情報とは?

電話応対メモ(伝言メモ・連絡メモ)とは、担当者が不在あるいは席をはずしているときに、担当者に代わって電話を受けた人が、担当者に下記のことを伝えるためのメモです。電話メモとも言います。

特にオフィス(ビジネスシーン)では欠かせないものです。

電話応対メモに記載する基礎・基本情報

1. いつ電話がかかってきたのか
2.  誰からの電話か(先方の社名、氏名)
3. 先方の連絡先は
4. どんな用件か
5. 誰が代わりに電話を受けたのか

特に、
「2.誰からの電話か(先方の社名、氏名)」
「3.先方の連絡先電話番号」
は最も重要な情報です。
必ずメモをとり、復唱して先方に確認しましょう。

引用元-「電話メモ」電話対応メモ・電話応対メモ・伝言メモ・連絡メモ・休み・雛形

電話対応の時のメモ作成のコツは?

実際の会話ではいろいろなトラブルがあります。以下のような時は、必ず情報を確認しましょう。
ケース別の対応例をご紹介します。

引用元-「電話メモ」電話対応メモ・電話応対メモ・伝言メモ・連絡メモ・休み・雛形

先方の声が聞き取りにくい

「恐れ入りますがもう一度お願いできますでしょうか」
「恐れ入ります。少しお電話が遠いようなのですが」
「恐れ入りますが、少しお電話が遠いようなので、もう一度お願いいたします」
「恐れ入ります。少々電波状態が悪いようなのですが」

先方がきちんと名乗らない

または、相手の名前を知りたい

「恐れ入りますが、お名前を頂戴できますでしょうか」
「恐れ入りますが、お名前をお伺いしても宜しいでしょうか」

社名を聞き取ることができなかった

社名をもう一度聞きたい

「恐れ入りますが、もう一度御社名を頂けますでしょうか?」
「まことに恐れ入ります。もう一度御社名をお伺いできますでしょうか」

連絡先電話番号を聞きたい

「恐れ入りますが、ご連絡先を教えて頂けますでしょうか」
「恐れ入りますが、お電話番号をお伺いできますでしょうか」

聞き取った内容を確認したい

「復唱させて頂いてもよろしいでしょうか」
「確認のため、復唱させて頂いてもよろしいでしょうか」
「恐れ入ります。確認のため復唱させていただきます」

引用元-「電話メモ」電話対応メモ・電話応対メモ・伝言メモ・連絡メモ・休み・雛形

電話対応でメモを取るために何度も聞き返すのは失礼?

必要な情報をきちんとメモして、何度も聞き返さないように注意しましょう。担当者が戻ってきたら直接電話のことを伝えましょう。

何度も聞き返すことは失礼にあたる

相手の声が聞き取りにくくても、何度も聞き返すのは失礼に当たるので注意しましょう。もちろん重要な内容は必ず確認しなければなりません。聞き返すのは失礼だからと聞かないのは電話対応失格です。

同じ内容を聞き直す場合には「恐れ入ります。電話が不調のようですので、もう一度お願いできますでしょうか?」等、先方が悪いのではなく機器のせいにする工夫をしてみましょう。

引用元-電話対応する際のメモの取り方とポイント | ビジネススキルのことならキャリアパーク

これだけはしっかりと!電話対応のコツとは?

■大きな声で明るく元気にハキハキと

電話に出た声が暗くてボソボソしていると聞き取りづらく、印象も悪くなります。通常のトーンよりも少し高めの声を出すと良いでしょう。ドレミファの「ファ」をイメージすると感じの良い声を出すことができると言われています。腹式呼吸もポイントです。

■ペンとメモを利き手側にスタンバイ

話中にもスムーズにメモが取れるように利き手側にペンとメモを用意しておきましょう。「ペンを用意します。少しお待ち下さい」ということがないように、常備しておきます。

■デッドラインは3コール

人により感じ方は異なりますが、3コールがデッドラインと言われています。3コール以上鳴ると「待たされている」という気持ちになるそうです。電話に出たとき「大変お待たせ致しました」と一声かけましょう。

■ながら電話は絶対にNG

態度は声に出てしまいます。たとえ手の離せない仕事中であっても、いったん手を止めて電話に集中しましょう。パソコンの画面や他の書類を見ながらの電話は、聞き逃しの原因にもなります。電話は声だけが勝負です。案外、相手にはこちらの様子が伝わるものです。背筋を伸ばして笑顔で応対しましょう。

引用元-これで安心!電話応対マナー 基礎編 [ビジネスマナー] All About

twitterの反応


https://twitter.com/neco6neisan/status/616589927304683521

 - 仕事

ページ
上部へ